Traducido y adaptado de “10 ways to reduce costs with an ERP system” de Senior Software en https://www.seniorerp.ro/en/10-ways-to-reduce-costs-with-an-erp-system/
La experiencia ha demostrado a las empresas que la forma más eficiente de resistir en un mercado problemático es reducir costes con un sistema ERP sin afectar la calidad del producto o la imagen de la empresa y al mismo tiempo mantener un nivel de rentabilidad que permita el desarrollo continuo del negocio.
Bueno, y por supuesto vender, ampliar la red comercial, ofrecer productos competitivos y tratar de mejorar los resultados cada año. Pero como en este caso esto va de costes, vamos al tema.
Las medidas de reducir costes con un sistema ERP deben cumplir ciertas condiciones, tales como:
- Ser sostenibles, eso significa que no deben tener efectos negativos en los resultados futuros de la empresa. Ver este video por favor.
- Para ser efectivo, los resultados deben ser mayores que las inversiones realizadas para aplicar esas medidas.
- Para ser realistas, la empresa debe poder ponerlos en práctica, deben ser viables.
¿Cómo un sistema ERP integrado le ayuda a reducir costos en las mejores condiciones?
Gestión de operaciones internas.
Implementar una solución integrada.
Las soluciones integradas reúnen a las personas y los flujos de información dentro de la empresa, lo que garantiza la gestión adecuada y segura de los datos y el acceso en tiempo real a ellos.
Un software ERP es un sistema que centraliza toda la información en una única plataforma, que brinda acceso a cualquier tipo de datos y facilita la coordinación y la comunicación. Al elegir un sistema ERP integrado, los costos se reducen porque:
- La información se ingresa una sola vez en una sola base de datos
- Sus componentes pueden cubrir una amplia variedad de actividades, como manufactura, administración, contabilidad, centros de costos, logística, presupuestos, etc.
- Es flexible, lo que significa que se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de cada negocio.
- Es un software orientado a flujos de trabajo, procesos de negocio y su optimización.
- Es escalable, lo que significa que, junto con el desarrollo de la empresa, permite la adición de nuevos módulos y la reorganización de todos los flujos de negocios.
Automatizar y estandarizar los procesos operativos.
Las operaciones que se realizan manualmente y de forma desorganizada no son del todo efectivas, tanto en términos de tiempo y número de empleados requeridos como en la probabilidad de que ocurra un error.
La estandarización y automatización de los procesos de negocios le permite a la compañía realizar su actividad en las mejores condiciones para reducir costes con un sistema ERP, aumentando la productividad, reduciendo el tiempo de integración de los nuevos empleados y ofreciendo a los gerentes una situación más clara en el negocio. Si implementas el sistema ERP:
- Puede importar listas de miles de productos o clientes, así como listas de precios y descuentos de archivos externos con el mínimo esfuerzo.
- Genera más documentos, como notas de entrega de pedidos, facturas de notas de entrega, etc. y los detalles se toman automáticamente de un documento a otro
- Puede establecer fácilmente políticas comerciales por clientes o grupos de productos, y cuando cree documentos, las condiciones de pago y los precios se calcularán automáticamente de acuerdo con su configuración.
Mejorar el proceso de compra.
La comunicación con los proveedores es una parte importante de su negocio. Un proceso de compra incorrecto afectará su negocio y las relaciones con los clientes.
- Con un sistema ERP, principalmente podrá sincronizar las adquisiciones y las actividades de ventas. Por lo tanto, al analizar los datos de ventas disponibles en ERP, podrá dimensionar correctamente las futuras adquisiciones.
- Con un ERP puede generar órdenes de compra a partir de órdenes de venta a través de configuraciones que determinan los enlaces entre ciertos productos y sus proveedores asociados.
- El sistema ERP integra la funcionalidad EDI (Electronic Data Interchange) que permite la transferencia electrónica de documentos en formato XML. Se utiliza principalmente en relación con IKA – International Key Accounts
- A través de la tecnología EDI, todas las órdenes de compra pueden enviarse a los proveedores en formato XML, lo que resultará en un ahorro significativo de tiempo y reducirá la posibilidad de errores.
Seguimiento de los costos en detalle
El sistema ERP le permite establecer presupuestos de gastos y controlar los costos reales dentro del marco de tiempo acordado. De este modo, obtiene un mayor control sobre los costos que genera su empresa.
Primero, establece la estructura de centros de costo deseada en el ERP y luego las fórmulas basadas en las cuales las transacciones se asignarán automáticamente a cada centro
Puede estructurar los presupuestos de la forma que desee, teniendo en cuenta los criterios geográficos (puntos de trabajo), los departamentos (fabricación, ventas, logística, etc.), los tipos de gastos (energía, comunicaciones, alquileres, salarios, etc.) o incluso en proyectos.
Finalmente, analiza los presupuestos pronosticados versus los realizados o en ejecución, obteniendo así un mayor control sobre los parámetros financieros de su negocio.
Aumente la velocidad de reacción porque en el caso de identificar excesos, puede actuar rápidamente y evitar desequilibrios en el presupuesto.
Gestión de la cadena de suministro
Optimizar las existencias.
El exceso de inventario es definitivamente un costo importante. Los bienes deben almacenarse en condiciones adecuadas, y aquellos con una vida útil limitada, una vez caducados, ya no serán adecuados para la venta y perderá el dinero que invirtió.
La implementación de un sistema ERP integrado le ayudará a reducir costes con un sistema ERP de inventario.
Basado en datos históricos de pedidos de ventas de ERP, el sistema de optimización de inventario predice la demanda futura y calcula estadísticamente la cantidad óptima necesaria para cubrir las ventas estimadas
Luego, dependiendo del stock existente, se propone la compra o transferencia de productos desde otras ubicaciones de la empresa, evitando así el riesgo de exceso de stock. El sistema puede administrar múltiples ubicaciones y almacenes, proponiendo las soluciones más adecuadas para que el stock no sea mayor o menor.
Otro beneficio es que le permite agrupar productos de acuerdo con ciertas características para que pueda revisarlos en menos tiempo, una funcionalidad extremadamente útil cuando trabaja con un inventario de miles de artículos.
Gestionar almacenes de forma más efectiva.
Al integrar el sistema ERP con un WMS (Warehouse Management System), puede facilitar la transferencia de información entre la Sede y los almacenes. Además, el WMS le permite optimizar el espacio disponible dentro del almacén, lo que reduce las rentas, los cargos y los gastos del personal de administración.
Usted tiene acceso a información en tiempo real sobre los movimientos de las existencias, cualquier cambio que se haya producido en WMS es visible en ERP también
Los pedidos de los clientes se transmiten automáticamente desde el ERP al almacén. Esto significa un importante ahorro de tiempo porque los empleados están activos todo el día, a medida que se reciben los pedidos, en comparación con la situación en la que se hubieran visto obligados a procesarlos todos a la vez.
WMS le brinda mayor visibilidad sobre la venta de bienes, facilitando el acceso para el picking. De esta manera, los nuevos empleados pueden ser productivos desde el primer día (no es necesario acomodarse con la tienda, las listas de productos, etc.), y además, el riesgo de elegir los productos equivocados, que posteriormente pueden convertirse en un carga o incluso en la pérdida de un Cliente, se reduce considerablemente.
El sistema ofrece sugerencias para la liquidación de productos, lo que garantiza la optimización del espacio de almacén.
Controlar la flota de vehículos.
La flota de automóviles genera altos costos, comenzando con los salarios de los conductores, combustible, revisiones o cargos de seguro. Pero además de esto, también pueden intervenir costos imprevistos, como multas, reparaciones o piezas de repuesto. Para controlarlos de manera más efectiva, tiene el Módulo de Flota de Automóviles disponible en un ERP:
- Te ayuda a identificar fácilmente cualquier vehículo dentro de tu empresa
- Puedes realizar un seguimiento de cada actividad: camino, consumo, accidentes y multas.
- Seguir los términos de la indisponibilidad e identificar sus causas.
Eficacia, análisis y control.
Mejorar el proceso de venta.
La actividad de ventas es esencialmente generadora de ingresos, pero implica ciertos costos que podría reducir al usar soluciones ERP o CRM.
El sistema de CRM está diseñado para la gestión de clientes y prospectos. Asegura la singularidad de los datos dentro de su empresa. Al tener todos los datos en el mismo sistema, los empleados pasan menos tiempo buscando información cuando interactúan con clientes y prospectos, independientemente del departamento al que pertenezcan: marketing, ventas, soporte de servicio o gestión de proyectos.
El proceso de venta se puede personalizar según los detalles de cada cliente, producto o vendedor, lo que le permite actuar más rápidamente cuando algo no funciona como debería y para garantizar un ciclo de ventas más corto.
Dashboard en CRM
Una solución de ERP o CRM para su equipo de ventas ayudará a reducir los costos, como el transporte, ya que los empleados no se ven obligados a pasar de los clientes a la oficina, o la comunicación, porque tendrán acceso a la información directamente en el ERP. El sistema integrado con un software ERP, proporciona una forma más transparente y fácil de controlar el proceso de ventas.
Los equipos de campo registran todos los documentos e información recopilada del campo directamente en el ERP, y luego se generan los documentos de ventas.
Elegir una tienda online integrada con el sistema ERP.
Una forma efectiva de reducir costos es mediante la implementación de una tienda en línea. Los costos de administración son mucho más bajos en comparación con una tienda física, en términos de alquiler, impuestos, mantenimiento y salarios porque necesitará menos empleados.
La tienda en línea está integrada con el ERP, lo que significa que toda la información sobre los clientes, productos, inventario o precios se transmite automáticamente entre los dos sistemas.
Puede proporcionar a los clientes servicios de autoservicio dentro de la tienda en línea, y así podrá reducir el personal en el departamento de soporte
Mejorar el proceso de análisis y reporte.
La elección de un sistema de inteligencia empresarial integrado con un software ERP le brinda la posibilidad de crear análisis avanzados, incluso si no tiene habilidades técnicas. El sistema es totalmente interactivo y visualmente potente, y los gráficos y análisis que proporciona le permiten obtener fácilmente una visión general de los costos que genera su empresa.
La capacidad de pronóstico del sistema de BI le permite ver cómo evolucionarán los costos de su empresa en el próximo período, según los datos históricos
Al usar el análisis de “qué pasaría si”, podrá descubrir cómo ciertas decisiones podrían influir en su actividad: qué sucede si reduce o aumenta el costo o cómo se desempeñarán en comparación con los ingresos, si elige aumentar sus ventas para un determinado producto y así sucesivamente.
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