La Factura Electrónica y Odoo

Hace unos meses, en junio concretamente, Nadia Calviño, la ministra titular del ministerio de Asuntos y Económicos y Transformación Digital anunció las nuevas medidas para extender la obligatoriedad de la factura electrónica.

La factura electrónica no ha sido hasta el momento obligatoria. Pero pronto sí que será un requisito legal para empresas y autónomos, en principio para sus operaciones B2B, es decir entre empresas, aun no para las operaciones dirigidas a clientes particulares … pero es solo cuestión de tiempo. Solo hay que considerar que el sistema ticket BAI es obligatorio desde 2022 en el País Vasco.

Con la Ley Crea y Crece, se ampliará la obligación de usar factura electrónica a las operaciones entre autónomos y empresas. Literalmente en su artículo 12 establece que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”. Esto se prevé que sea efectivo a partir de 2.025. Asi que tenemos un año para prepararnos.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es la digitalización de las facturas que las empresas o autónomos remiten para justificar una operación económica y cobrar los productos o servicios prestados en la misma.

Tiene los mismos efectos legales que la factura tradicional, pero el formato en el que se expide y recibe es electrónico. aunque su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario, lo que no ocurre con las facturas tradicionales.

La factura electrónica actual.

En 2014 La Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros y en 2019 estableció un formato común obligatorio en las relaciones B2G europeas.

En España, donde desde enero de 2015 pasó a ser obligatoria, la factura electrónica, es obligatoria desde enero de 2015 para todos aquellos proveedores de la Administración Pública cuyas facturas superen los 5.000 €. Los cuales deben remitirlas a través de la plataforma electrónica FACeB2B proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

La futura factura electrónica.

Hasta el momento el ámbito de la factura electrónica se limita a las relaciones con las Administraciones Públicas. El futuro la sitúa en todas las relaciones económicas. Empezará por las facturas entre empresas y alcanzará las de los particulares en el futuro, pues el sistema ya está implementado.

La ley afecta a los operadores cuyo un volumen de operaciones no exceda de 6 millones de euros, ya que los que los superen están obligados desde 2017 al Suministro Inmediato de Información (SII) o IVA en tiempo real, que deberán informar cada 4 días naturales.

La obligación de informar sobre los estados de la factura se aplicará a los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros a los 36 meses de la publicación del Real Decreto en el BOE y a los profesionales cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros a los 48 meses. Hasta el transcurso de dichos plazos, el suministro de información será voluntario.

El Decreto también añade que la AEAT dispondrá los mecanismos precisos para que, adicionalmente, se permita la comunicación voluntaria de los retrasos en el pago o impago de facturas por cualquier empresa o profesional, ya sea el emisor o el receptor de las facturas.

Objetivos de la factura electrónica.

Control del fraude fiscal

Las administraciones públicas tienen claro que la digitalización de la facturación es el camino a seguir para evolucionar como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal. Asi que tenemos claro que el principal objetivo es el control para disponer de forma inmediata y completa sobre todas las facturas que se emitan entre empresas y pronto entre empresas y particulares.

Gestión de pagos de las Administraciones Públicas

En la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (Ley 9/2017) se establece la obligación de la administración de pagar dentro de los treinta días siguientes a la presentación de la factura por el contratista o subcontratista. En caso de no realizar este pago en dicho plazo, la administración Pública deudora estará obligada a pagar interés de mora e indemnizarle por los costes de cobro. Para que se inicie este plazo de treinta días el acreedor de la administración debe cumplir con su obligación de presentar factura en el registro administrativo que corresponda en forma de factura electrónica.

Lucha contra la morosidad

Según el Ministerio, el objetivo de esta ley es luchar contra la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”.

 En el foco están las grandes empresas que acostumbran habitualmente a dilatar sus plazos de pago. El Real Decreto que desarrolla la factura electrónica establece que Hacienda usará la información que obtenga de la facturación electrónica para vigilar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad y la transmitirá al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que señalará a las empresas incumplidoras en un listado, y al Ministerio de Asuntos Económicos.

Nuevo requisito para obtener subvenciones

La Ley Crea y Crece modifica la Ley General de Subvenciones de manera que se impide beneficiarse de subvenciones de más de 30.000 euros a las empresas que incumplan los plazos de pago previstos en la Ley de Morosidad y sólo serán subvencionables los gastos abonados en plazo.

Odoo y las facturas electrónicas

En las facturas electrónicas hablamos de dos formatos, estructurado o no estructurado. Odoo gestiona ambas, aunque su procesamiento funciona de manera distinta. Veamos cuál es la diferencia:

Formato no estructurado

Son documentos digitales que podemos enviar telemáticamente, nuestra clásica factura mandada por email en formato pdf. Consisten básicamente en una imagen y no están cifradas con ningún lenguaje.

Para poder introducirlas en los sistemas informáticos requieren una intervención manual o un proceso reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que en el caso de Odoo se efectúa a través de plataformas que transforman formatos electrónicos ilegibles en formatos estructurados.

Formato estructurado

Estas contienen datos, no son solo imagen, y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. De la misma manera, también pueden ser tramitadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

Este es el caso de la factura electrónica actual en el contexto del suministro de productos y servicios para las Administraciones Públicas y la que será requerida en el futuro por el Ministerio de Economía para todas las relaciones económicas, primero las facturas B12B y posteriormente las B2C.

Ventajas de la factura electrónica de Odoo

• Ahorro de tiempo, ciclos de tramitación más cortos: se genera la factura y se envía desde odoo. El tiempo de gestión y envío de la factura es mucho más rápido y, en consecuencia, también lo es el cobro.

• Menos probabilidad de fraude: al no permitir la manipulación del documento, con la factura electrónica se reducen las posibilidades de fraude.

• Menor impacto medioambiental: permite ahorrar grandes cantidades de papel y de energía derivada de la impresión y transporte de documentos.

• Reduce errores humanos: al ser un sistema automatizado hay menos probabilidades de cometer errores a la hora de introducir los datos y enviar la factura.

• Ahorro de espacio de almacenamiento: las facturas digitales pueden almacenarse en el sistema sin ocupar espacio físico en mesas y oficinas.

• Acceso rápido y ágil: es más sencillo poder ordenarlas debidamente, así como localizarlas en el sistema informático haciendo una búsqueda con solo un par de clics en el ordenador.

• Mayor seguridad de envío: Al enviarse por medios digitales y constar de un certificado electrónico hay menos posibilidades de que se extravíen las facturas y su recepción queda garantizada. Además, de esta forma el documento no tiene que pasar por manos de intermediarios.

• Disfrutas de mayor seguridad y agilidad al emitir y recibir facturas electrónicas.

Contáctanos hoy con Enelia para tu transformación empresarial con Odoo

Ya sea que estés explorando las posibilidades de Odoo o estés listo para la instalación, En Enelia estamos aquí para ayudarte. Contáctanos hoy mismo para discutir cómo podemos impulsar juntos el crecimiento y el éxito de tu empresa.