La pregunta siempre repetida. Y verdaderamente no es mala pregunta probablemente debería de ser la primera a hacer si nuestro presupuesto es limitado. Tiene sentido saber si nos merece la pena considerar la instalación de odoo o ir a otro producto. Bueno, ya que estamos de acuerdo, vamos allá.

Lo primero.

¿Cuánto cuestan las distintas versiones de Odoo?

Lo primero que debemos saber es que hay dos versiones principales de Odoo. Odoo Enterprise y Odoo Community.

Odoo Enterprise

Es la version del editor. El editor de Odoo es Odoo, S.A., una empresa belga fundada por Fabien Pinckaers. Odoo arranca en 2002, cuando se llamaba Tiny ERP, en 2009 pasa a llamarse OpenERP y en 2014 se transforma en Odoo.

Odoo está desarrollado sobre una arquitectura web. Hay disponibles múltiples aplicaciones cliente. El módulo del servidor está escrito en el lenguaje Python. El cliente se comunica con éste a través de interfaces XML-RPC y JSON.

La funcionalidad del negocio se organiza en módulos. Los módulos no son más que meras carpetas con una estructura predefinida, con código en Python y archivos XML en su interior. Un módulo define la estructura de los datos, formularios, informes, menús, procedimientos, flujos de trabajo, etc. Los módulos se definen mediante una sintaxis independiente del cliente, de tal forma que añadir nuevos objetos, como menús y formularios los hace disponibles para cualquier cliente.

¿Qué posibles opciones tenemos en Odoo Enterprise y a quien van dirigidas?

Lo primero que hay que considerar que odoo Enterprise en cualquiera de sus versiones ofrece todos los modulos. Todos tienen Compras, Ventas, Inventarios, Proyectos, Fabricación, ... La diferencia está en las modificaciones que vamos a poder hacer o que complementos vamos a poder instalar sobre cada una de las versiones.

Vemos a continuación a qué me refiero.

Odoo Estandar

• Todos los modulos.

• Aplicación online, no hace falta instalar nada. 

• Accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, 

• No podemos hacer ninguna modificación ni instalar módulos o aplicaciones suplementarias.

Tiene todos los modulos que se pueden activas o desactivar a gusto del usuario, pero es el programa sin mas, lo cual no es poco pues ya en estas condiciones Odoo es un gran software del mismo nivel o superior a Holded, Hubspot, myGestion, OAS Analytics (Oracle) o SAGE

¿A quién va dirigido?. Pues va orientado fundamentalmente a micro PYMEs, y autonomos y en cierta medida a PYMEs que no quieran complicarse la vida o que tengan procesos muy normalizados en el mundo empresarial.

Odoo Personalizado

• Todos los modulos.

• Aplicación online, local y Odoo.sh. Explicaremos este punto un poco más adelante.

• Disponible con Odoo Studio. Odoo Studio es una herramienta que permite hacer personalizaciones de forma sencilla, incluso hacer desarrollos de cierta complejidad.

• Multiempresa.

• API Externa. Odoo suele ampliarse internamente mediante módulos, pero muchas de sus funciones y todos sus datos también están disponibles desde el exterior para su análisis externo o su integración con diversas herramientas. 

¿Qué diferencia a Odoo Personalizado de Odoo Estandar?. Muy facil de entender. Odoo Estandar es una aplicación cerrada que no permite desarrollar ni ser modificada. Odoo personalizado cuenta con el Modulo Studio que permite modificar la aplicación estandar.

Y no solo eso. Podemos añadirle un repertorio enorme de apps y modulos ya desarrollados que puede incorporar. Odoo tiene en su repositorio de más de 20.000 módulos para cualquier instalacion general o especializada en un vertical concreto (Hostelería, construcción, hospitales...), de los que podemos disponer libremente para llegar a donde desee sin necesidad de desarrollo adicional.

¿A quién va dirigido?. Aunque una micro PYME o un autónomo puede optar por esta versión ya que su precio no varia de forma ostensible, Odoo Personalizado va dirigido a PYMEs y grandes empresas que quieran introducir variaciones para adaptar mejor Odoo o sus procesos de funcionamiento. Básicamente permite una mayor personalización.

¿Qué tipo de alojamiento permite?. 

• Alojamiento estándar en la nube. Incluido en el precio de la licencia, lo mismo que Odoo Estandar.

• Alojamiento local. En un servidor de la empresa o alojado en la nube que usted desee.

• Plataforma en la nube de Odoo.sh. Tiene muchas particularidades. Puede conocerlas aqui. Desde 55,00.-€/Mes por instalación.

Odoo Community Edition (C.E.)

Odoo Community es una versión versión de código abierto, pública y gratuita, apoyada por la comunidad de desarrolladores de Odoo, al contrario de Odoo Enterprise que es un servicio de suscripción y pago por licencias soportada por el propio Editor.

Ese es el matiz. Odoo C.E. es gratis y el soporte es prestado por la OCA (Odoo Community Association)

Las licencias de la versión Community son gratis. Odoo nació como un producto Open Source y continua siendo asi.

Usted descarga e instala Odoo en su servidor gratuitamente.

¿Qué sentido tiene?. El papel del Editor, los Partners y los Consultores.

Parece que no tiene sentido vender licencias y regalarlas al mismo tiempo. Pues no. Potencia la instalacion de Odoo. Los dos productos el de pago y el gratuito son prácticamente los mismos. Cada uno tiene sus pros y sus contras. La principal diferencia es el soporte en la instalación y a lo largo de la vida de esta instalación, y el alojamiento.

Y aqui entran en juego los partners y los consultores. Partners y consultores que en muchos casos instalan ambos productos indiferentemente.

Odoo rara vez instala desde el editor. El editor vende licencias, formación y consultoría en ciertos casos pero tiene una amplia base de partners y consultores con mucha experiencia. Estos realmente son su fuerza de ventas e instalación. Y son una fuerza de ventas e instalación realmente ENORME. Asi que el editor se libra de soportar una enorme estructura de personal y sin embargo estos colaboran a sus objetivos de venta. 

La instalación.

• La primera opcion es que usted mismo o su equipo instale Odoo Community o Enterprise, se forme con los numerosísimos cursos y tutoriales (La mayor parte gratuitos) y personalice o adapte Odoo para ajustarlo a pos procesos de la empresa.

• La segunda opcion es que decida instalar Odoo con la ayuda del Editor y de un Partner. En este caso su Odoo Enterprise será instalado por un Partner de odoo y el soporte lo realizará este mismo partner o podrá consultar por correo electronico a el personal de asistencia de Odoo, S.A. 

• Y la tercera opcion es instalar Odoo Community con la ayuda de un consultor. En este caso el consultor le dará apoyo de formación, consultoría y desarrollo de personalizaciones. De igual manera se encargará de resolver sus dudas de uso diario, ya sea por correo, telefónicamente, por video conferencia o presencialmente.

Soporte y mantenimiento a lo largo de la vida de la instalación.

• En el caso de Odoo Enterprise. El mantenimiento y las actualizaciones del programa las realiza el propio editor. Cada vez que haya una actualización está vendrá desde Odoo, S.A. De igual manera sus dudas y problemas las resolverá generalmente el Partner que se haya hecho cargo de la instalación.

• En el caso de Odoo Community, el consultor (Que no olvidemos que en muchos casos tambien es Partner de Odoo) que ha realizado la instalación se ocupa de resolver sus dudas y actualiza las versiones de la aplicación y de los modulos suplementarios instalados desde los repositorios de la Odoo Community Association.
  

¿Y que cuesta "esto"?

Pues bien los precios normalmente no son cerrados. Tanto Odoo S.A., como los Partners como los consultores suelen trabajar por horas y los precios pueden variar dependiendo del consultor o Partner y de la naturaleza del trabajo. Normalmente oscilan entre 30.-€ y 75.-€ por hora.

Odoo, S.A. tiene precios bastante competitivos pero las opciones de Partners y consultores son enormes. De igual manera la formación se puede apoyar en los multiples cursos online gratuitos o de pago o dejarse en manos del consultor o partner que realice la instalación.

Los principales factores que influirán en el coste son.

• La complejidad de los procesos que quiera llevar a cabo en su instalación.

• El grado de competencia del Partner o Consultor.

• El grado de implicación del personal de la propia empresa.

Algunos ejemplos desde el "Hágalo usted mismo" hasta el Full Equipped.

Vamos a detallar algunas opciones y a justificar su coste.

Hágalo usted mismo.

Usted y su equipo descargan un Odoo desde los repositorios de la OCa (Son de acceso libre) y usted mismo lo instala, configura, carga datos y se forma para desplegarlo. El coste será el de sus tiempo y los recursos humanos que emplee. Aparentemente es lo mas barato, aunque creo (Y es una opinion) que es la forma mas cara de instalar Odoo. En términos de tiempo y de coste de oportunidad. Mientras usted aprende, lo cual lleva su tiempo, estará dejando de hacer las cosas que usted ya sabe hacer y le dan dinero a su empresa.

Full Equipped.

Si usted lleva tiempo en el mundo sabrá que aquí puede poner una cantidad entre razonable y estratosférica. Si su empresa es una potente empresa y puede permitírselo, adelante. Puede delegar la responsabilidad, contratar al mas prestigioso partner y llevar a cabo la instalación poniendo en sus manos el proceso

La realidad.

La realidad de las empresas españolas va ligada a la contratación de un Partner o consultor.

Las licencias

• El coste de las licencias vendrá dado los una sencilla multiplicación en el caso de instalar Odoo Enterprise. Licencia por numero de usuarios mes. Si son 15 usuarios pagará 420 euros al mes y 3.958,00.-€ si lo paga anualmente.

• Las licencias en caso de Odoo Community Edition son gratuitas asi que no pagará nada ningún año.

Coste de instalacion por actividad.

Prescindiendo de detallar las horas veamos por tipo de empresa el coste de una instalacion incluyendo la propia instalación, la dirección de proyecto,  la consultoría, la formación y una cierta personalización.

• Empresa de distribución clásica, pequeñas consultorías, empresas de servicios o empresas de ingeniería. me refiero simplemente a comprar, vender y hacer la administración y contabilidad. Si la empresa se implica, dedica tiempo y no requiere personalizaciones que requieran desarrollo de programación, puede ser algo tan económico como 40/50 horas al precio del consultor que haya elegido. Estaríamos hablado de entre 2.000 a 2.500 euros. Lo normal sería considerar 80/100 horas ya que ... nada es perfectos.

• Empresa de distribución con especializaciones y/o comercio online. Entre 160 y 240 horas de trabajo.

• Fabricas. Las fabricas suelen tener TODO, los procesos normales de compra venta, pueden tener oficinas técnicas u oficinas de ingeniería que funcionan como ingenierías y además los procesos de fabricación. Dependiendo de los desarrollos y personalizaciones, la implicación y posibles areas de complejidad añadida pueden requerir entre 240 a .... indefinido. Lo normal es que sean 350/450 horas.

• Empresas de servicios, consultorías o ingenierías con especializaciones. Entre 160 y 240 horas de trabajo. Aunque aqui es importante resaltar que es dificil establecer un patrón. La naturaleza de los servicios es mucho más variable que la de los productos y es dificil establecer modelos únicos.

En resumen.

Desplegar un nuevo ERP en una empresa en funcionamiento puede ser un camino de rosas o una pesadilla, muy económico o realmente caro. Pero siempre hay dos factores, el coste de las licencias y el coste de la "ayuda" que necesitemos para ponerlo en marcha.

Además de la complejidad y la implicación de la propia empresa, la experiencia, la sensatez y la honestidad del consultor o el partner elegido y la coherencia del plan de instalación pueden hacer del proceso algo llevadero y económico.