El inventario y el resultado contable en Odoo
Normalmente hasta que no llega el primer cierre nadie me pregunta por la variación de existencias. Al fin y al cabo es algo que en las empresas se hace a final de año en la contabilidad y en las empresas los cierres se hacen mas de forma extracontable que usando los "mecanismos" del sistema de gestión. Y es en el cierre del ejercicio cunado alguien se acuerda y te pregunta "¿como introducimos el inventario en odoo?.
Vamos a dejar aparte el proceso del inventario físico. Es decir, cuando comprobamos físicamente mediante un conteo, si las cantidades de materias primas, productos en curso y terminados que hay en el sistema de gestión corresponden a las que físicamente hay en nuestro almacen o almacenes.
Aqui vamos a considerar que entre nuestro inventario electronico y físico no hay diferencias; y lo que queremos hacer es, introducirlo en la contabilidad para llegar a la determinación del resultado contable del periodo (Mes, trimestre, año, ...) en la empresa.
En Odoo tenemos varias posibilidades.
Seguir haciendolo con una hoja de Excel. evidentemente no es la forma que recomiendo
Llevar un inventario permanente en el propio sistema ya que Odoo contabiliza todos los movimientos relacionados en la contabilidad.
Mantener el inventario en la gestión, y con los datos del inventario de gestión asentar la variación de existencias en la contabilidad para la determinación del resultado del periodo.
Vamos a dedicar unos post a detallar el funcionamiento de las dos últimas. Para ello primero vamos a examinar el proceso contable de la regularización de existencias común en cualquier sistema contable y de gestión.
La regularización de existencias en Odoo: ¿Qué es? ¿Cómo y cuándo se hace?
La variación de existencias se refiere a la diferencia entre el valor de las mercancías, materias primas y productos en curso de fabricación al final de un período contable y el valor de las mismas al comienzo de ese período. Esta variación puede ser positiva o negativa y puede influir en el resultado final de una empresa.
Es la diferencia que existe entre los productos almacenados en la empresa el primer día del ejercicio y las que quedan el último día, valoradas según su precio de compra o coste de producción (MMPP mas MOD incorporada).
El resultado de la variación de existencias influirá en la determinación del beneficio de la empresa
Si el inventario final, es superior al inicial, hay un ingreso en la determinación del resultado.
Si el inventario final es inferior al inicial, que hay un gasto para determinar el resultado, ya las mercancías que se han consumido, las que se han vendido o utilizado para fabricar otros productos van a ir como gasto en la cuenta de resultados de la empresa.
Cuándo se calcular la variación de existencias
La variación de existencias se debe calcular el último día del periodo contable (Mes, trimestre, año ...).
Cómo calcular la variación de existencias
Para conocer la variación de existencias basta la siguiente fórmula: Variación de existencias = Existencias finales – Existencias iniciales
Sin embargo, para poder llevar a cabo esta fórmula primero debes calcular el número de existencias de mercancías o materias primas al final del ejercicio. Este dato puede venir de diferentes fuentes
De nuestro sistema de gestión
mediante la realización de un inventario físico de las existencias en almacen y su valoración
Calculándolo de la siguiente forma
+ Existencias iniciales (materias Primas, componentes, productos en curso y productos fabricados)
+ Materias Primas Compradas
+ Productos comprados
+ Coste de fabricación del periodo (Valor añadido de los trabajos realizados para producir)
– Coste de producción de los Productos vendidos (MMPP + Costes de Fabricación)
= Existencias finales
NOTA Las materias primas incorporadas a los productos fabricados disminuyen el inventario de Materias Primas y se suman al de productos en curso o productos fabricados.
¿Cómo se debe contabilizar la variación de existencias?
El apunte contable de la variación de existencias se lleva a cabo en la fecha de cierre del periodo, por lo general el fin del año del ejercicio o fin de mes o trimestre.
El hecho de ajustar el saldo de la cuenta de existencias a la realidad del momento se conoce como regularización de existencias.
Cuentas contables que intervienen
Las cuentas que interviene en la regularización de existencias es el Grupo 3 de Existencias del plan contable, que engloba todos los elementos que la empresa destina a la venta o fabricación de productos. Por otra parte, la contrapartida de este Grupo 3 en el asiento de variación de existencias será una cuenta del grupo 6 o del grupo 7, según corresponda.
Asiento de variación de existencias
En el momento de cerrar un ejercicio contable se deben dar de baja las existencias iniciales y dar de alta las finales.
Esto se hace en dos apuntes contables: en la cuenta 300 (Mercaderías) se abonará por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 610 (Variación de existencias) y se cargará por las existencias finales con abono a la cuenta 610.
Por la baja de las existencias iniciales:
(610) Variación de existencias de mercaderías a (300) Mercaderías
Por el alta de las existencias finales al fin del periodo:
(300) Mercaderías a (610) variación de existencias de mercaderías
Asiento de variación de existencias de productos en curso o terminados
Para los productos terminados
Por la baja de las existencias iniciales de Productos Terminados:
(712) Variación de existencias de productos terminados a (350) Productos terminados
Por el alta de las existencias finales de Productos Terminados al fin del periodo:
(350) Productos terminados a (712) Variación de existencias de productos terminados
Para los productos en curso
Por la baja de las existencias iniciales de Productos Semi -Terminados:
(711) Variación de existencias de Productos Semiterminados a (340) Productos Semiterminados
Por el alta de las existencias finales de Productos Semi - Terminados al fin del periodo:
(340) Productos Semiterminados a (711) Variación de existencias de Productos Semiterminados