Información general de presupuestos en Odoo
La gestión presupuestaria es una parte importante de la actividad empresarial. Permite evaluar la realización financiera del plan de negocios. Odoo puede hacer presupuestos utilizando la Contabilidad General y la Analítica.
Muchas veces perdemos de vista que, tanto para una gran corporación como para un pequeño negocio, la actividad presupuestaria es importante para el buen funcionamiento de una empresa. Cuanta menos improvisación, menos sorpresas y negocio bien dirigido. Tanto el empresario individual como los grandes equipos saben que se espera de ellos y donde han de dirigirse en su actividad diaria.
Utilizando los presupuestos en Odoo podemos analizar el desempeño de nuestra empresa comparando la cantidad real que gastamos y el gasto planificado, pudiendo evaluar en cada momento el cumplimiento de objetivos de cada área de nuestra organización.
Configuración de los presupuestos en Odoo
Primero debemos instalar los módulos relevantes para hacer los presupuestos en Odoo. El módulo principal es el módulo de contabilidad.
Es necesaria cierta configuración adicional. Desde Ajustes de Facturación es necesario activar las opciones de Contabilidad Analítica y de Administración de Presupuesto y seleccionar las siguientes opciones y parametrizar los valores requeridos de Cuentas analíticas, valores analíticos por defecto y las etiquetas para análisis multidimensional.
Contabilidad analítica. Seguimiento de ingresos y gastos por proyecto, departamento, etc. Definiendo:
Cuentas analíticas.
Valores analíticos por defecto.
Etiquetas para análisis multidimensional.
Análisis de compras. Establecer cuentas analíticas en pedidos de compra.
Administración de presupuesto. Comparar ingresos y costes con presupuestos definiendo Posiciones Presupuestarias.
Análisis de Margen. Controle los márgenes de sus productos desde las facturas
Posiciones Presupuestarias
Las posiciones presupuestarias son las agrupaciones de cuentas de la contabilidad general para las cuales quiere mantener un seguimiento presupuestario (normalmente cuentas de ingresos o gastos). Las posiciones presupuestarias son un tipo de mapeo de las cuentas generales con los presupuestos en Odoo.
Estas posiciones deben ser definidas para que Odoo pueda saber de qué cuentas debe sacar la información de presupuesto.
Para definir las posiciones hay que entrar en el módulo de Facturación / Configuración / Posiciones Presupuestarias / Administración / Posiciones Presupuestarias.
Necesitamos definir que cuentas se relacionan con los gastos de nuestros proyectos en Odoo. Para esto necesitamos crear una posición presupuestaria y agregar las cuentas de la contabilidad financiera asociadas; y repetir estos pasos para crear las posiciones de ingresos y gastos presupuestarios necesarias para los presupuestos en Odoo.
Contabilidad Analítica
Odoo necesita saber qué costes o gastos son relevantes para los presupuestos en Odoo específicos. Para hacerlo, vinculamos nuestras facturas y gastos a una cuenta analítica definida. Podemos crear una cuenta analítica en el módulo de Facturación y haciendo clic en Configuración / Contabilidad analítica / Cuentas analíticas.
Y no solo eso, podemos establecer los valores por defecto para las cuentas analíticas. Odoo permite seleccionar automáticamente cuentas analíticas basándose en criterios como el producto, la empresa cliente o proveedora, el usuario o el rango de fechas en que se realice la anotación.
Centros de coste
Este módulo es relevante cuando crea facturas de ventas y utiliza la contabilidad analítica.
Puede usar los centros de costes, para lo cual es preciso en primer lugar definirlos de acuerdo a la realidad de su negocio. La contabilidad analítica debe estar activada en el usuario para usar dicha opción de menú desde el menú Configuración / Contabilidad analítica / Centros de costos en el módulo de contabilidad:
Una vez definidos los centros de coste, puede agregar un centro de costes a una línea de factura, pudiendo establecer un centro de costes predeterminado para la factura .
Configurar los presupuestos en Odoo
Ahora programamos los objetivos para nuestro presupuestos en Odoo. Para configurar estos objetivos, en el módulo de Facturación, seleccione Asesor/ Administración / Presupuestos y cree un nuevo Presupuesto.
Debemos darle un nombre al presupuesto. Seleccionando el período donde el presupuesto será aplicable. Seguidamente agregue un ítem para especificar sus objetivos en la Línea de Presupuesto.
Seleccione la Posición Presupuestarias relacionada con la Línea de Presupuesto. En otras palabras, seleccione la posición que señala a las cuentas que quiere presupuestar. De clic en Guardar y nuevo para insertar el presupuesto de ingreso. Necesitará Confirmar y Aprobar el presupuesto.
Allí puede consultar los campos, Importe planificado, Importe Real e Importe teórico.
Importe planificado: la cantidad que ha planificado para ese presupuesto.
Importe real: la cantidad que ha gastado en ese presupuesto.
Importe teórico: representa el dinero que teóricamente podría haber gastado / debería haber recibido hasta la fecha. Por ejemplo, su presupuesto es 24000 por 12 meses (enero a diciembre), y hoy es 31 de enero, entonces la cantidad teórica será 2000.
Logro: porcentaje de la cantidad práctica con respecto a la cantidad teórica.
Revisiones de los presupuestos en Odoo
Aunque se puede modificar un presupuesto en cualquier momento para realizar una actualización o una revisión del mismo, es recomendable crear un nuevo presupuesto, ya que de lo contrario no se dispondrá de un historial de cambios, para conservar las estimaciones originales y efectuar comparaciones. Esto permite analizar los cambios en los presupuestos en Odoo de la compañía de revisión en revisión.
Por medio de la cuenta analítica, los presupuestos en Odoo pueden considerar las líneas de factura y las líneas de compra asignadas en las cuentas y las mostrará en la columna Importe real.
Para cada línea de los presupuestos en Odoo, se definen:
Una cuenta analítica.
Una posición presupuestaria, por ejemplo, ventas o compras.
Una fecha de inicio y una fecha de finalización del presupuesto.
Una cantidad planificada en la moneda por defecto del plan de cuentas.
Etapas de los presupuestos en Odoo
Los presupuestos en Odoo tienen varias etapas:
Confirmado: el presupuesto debe revisarse, pero aún se puede cambiar antes de la aprobación real;
Aprobado: el presupuesto es aprobado por el responsable del presupuesto; El nombre del usuario que aprueba el presupuesto se mostrará en el campo Validar usuario. Puede cancelar un presupuesto y restablecerlo a borrador para los dos pasos anteriores.
Hecho: el presupuesto está totalmente aprobado y no se permitirán cambios. Ya no puede cancelar el presupuesto y restablecerlo para borrador.
Para imprimir un presupuesto y hacer cálculos de gastos a través del presupuesto, use el menú del módulo de facturación Informes / Administración / Presupuestos. Odoo luego le da una lista de los presupuestos disponibles. Seleccione uno o más presupuestos y luego haga clic en Imprimir presupuestos para crear el informe para cada uno, en un rango de fechas de su elección.
Informes de presupuestos en Odoo
El informe de presupuesto proporciona una descripción general de cada cuenta analítica incluida en su presupuesto, de acuerdo con las posiciones presupuestarias individuales para esa cuenta. Desde el porcentaje y la comparación de importes planificados (presupuestados) y prácticos (reales), tiene una buena visión de su situación.
Desde la misma lista de acciones, también puede imprimir el informe Resumen de impresión, que le dará un total por cuenta analítica (sin dividir por posición presupuestaria).
Cada uno de estos informes se puede imprimir desde una fecha específica a una fecha específica. La Fecha de finalización seleccionada en el asistente determina cómo se calculará la cantidad teórica. Si selecciona el último día de su año financiero, el monto teórico se calculará en función de esa fecha, considerando así un año financiero completo. Hay que tener en cuenta que la cantidad teórica será cero cuando la Fecha de pago ingresada sea igual o mayor que la Fecha de finalización del presupuesto.
El porcentaje para un presupuesto se calcula de la siguiente manera: (monto práctico / monto teórico) x 100. De esta forma, obtendrá una vista de cuánto del monto pronosticado se ha realizado realmente en su contabilidad.