Cuentas transitorias en Odoo
Una pregunta frecuente es qué son las cuentas transitorias.
Vamos a repasar todo lo que necesita saber a medida que realiza la transición a Odoo, sobre uso de las cuentas transitorias. No solo afecta a nuevos usuarios de Odoo, si no que tambien a usuarios de versiones antiguas donde no existía esta figura.
¿Qué son las cuentas transitorias?
Las cuentas transitorias se utilizan al registrar manualmente el pago (Desde “Registrar pago”) en lugar de hacerlo desde la conciliación de diarios bancarios, a través de la creación de movimientos o importando el extracto bancario de la banca electrónica.
Esto nos permite tener dos fases distintas de conciliación.
Conciliar el pago con la factura/facturas.
Conciliar el pago con la línea bancaria.
De esta forma, cuando se realiza un pago en Odoo, pero no está "cruzado" con el extracto bancario, está "En proceso de pago"; y finalmente se paga una vez que está completamente conciliado con el extracto bancario.
También garantiza que utilicemos las líneas del extracto bancario como nuestra fuente comprobación y verificación contra el Banco, ya que es en este momento cuando se realiza el definitivo apunte contable.
¿Cuál sería el flujo?
Se realiza un pago en una factura de 100 €, se liquidan las cuentas por cobrar de la factura y se colocan en la cuenta transitoria.
Cuando crea o importa un extracto bancario, se registra el importe en la cuenta bancaria y se usa una cuenta transitoria para mantener la otra mitad del asiento.
Cuando se concilia, la cuenta transitoria se reemplaza con la cuenta pendiente. Esto deja un saldo cero pendiente y el importe correcto en la cuenta bancaria.
En la v14 de Odoo, se establecen en la configuración de cada Diario, las cuentas pendientes para que haya una cuenta diferente para cada cuenta bancaria.
En v15, todavía se permite configurarlos en el diario (en la expansión del campo de tres puntos), pero de forma predeterminada creamos un par que se ve en las cuentas predeterminadas. Esto está bien, ya que todavía realizamos un seguimiento de cuánto tiene pendiente cada cuenta bancaria individualmente por diario, ya que el pago se realiza por diario.
Puede encontrar fácilmente cuál es su total, conciliando los datos ingresados y luego sumando los importes pendientes. Esto solo significa que estos pagos se realizaron pero aún no hemos cargado el extracto bancario.
¿Qué hacen las cuentas pendientes en Conciliación?
Cuando configura la cuenta pendiente en la cuenta predeterminada o en el nivel de diario, básicamente está diciendo que esta es la cuenta en la que necesita buscar transacciones para conciliar con esta cuenta bancaria.
Atención, esto es asi desde la V14, no funciona igual en las anteriores. Y tenga en cuenta que los cambios son ocultos. No afectan la forma en que los usuarios registran los pagos, ni al flujo de trabajo de conciliación bancaria.
Los diarios
Proporcionan información más precisa y más rápida para ayudar a los usuarios que trabajan con la cuenta bancaria y/o que encuentran problemas durante la conciliación.
El diario de cuentas bancarias ahora tiene tres cuentas adicionales vinculadas.
- una cuenta transitoria, donde se retiene la contraparte de las transacciones reportadas por su banco (a través de un extracto) hasta que estén vinculadas a un pago que ya está en Odoo.
- una cuenta de pagos pendientes donde se contabilizan los pagos salientes hasta que se vinculen a un retiro de su extracto bancario.
- una cuenta de recibos pendientes donde se contabilizan los pagos entrantes hasta que se vinculen con un depósito de su extracto bancario.
Odoo ya no publica entradas directamente en la cuenta bancaria durante el registro de pagos, sino que las mueve a través de las cuentas pendientes y las contabiliza en la cuenta bancaria cuando el banco verifica que la misma transacción ha sido liquidada por el banco. Este movimiento ocurre automáticamente cuando concilia la cuenta bancaria con un extracto bancario; no necesita hacer ningún trabajo adicional.
Las líneas de extracto ahora se importan al libro mayor (a través de la cuenta transitoria) en lugar de ser un modelo separado (operaciones o registros bank.statement.lines en v13).
Puede buscar líneas de extractos bancarios de la misma manera que busca elementos de diario. Puede ver el saldo contable y bancario de cada transacción publicada en Odoo y de cada transacción publicada por el Banco, en el mismo lugar.
NOTA
Después de conciliar su extracto bancario, no habrá saldos en ninguna de estas cuentas. Todas son cuentas transitorias.
Los asientos de la cuenta suspensiva se mueven a la cuenta pendiente correspondiente cuando se concilian (para liquidar el saldo de esa transacción en esa cuenta). Esto sucede cuando se encuentra y coteja una contraparte del pago en el recibo pendiente o en la cuenta de pago pendiente.
Beneficios
Siempre tendrá un saldo bancario preciso en su libro mayor (según la frecuencia con la que sincronice o importe información de extractos de su banco). No es necesario conciliar un estado de cuenta para ver su saldo bancario en Odoo. Verá el saldo bancario verificado y el saldo bancario no verificado en el panel de Contabilidad de cada cuenta bancaria.
Ahora puede encontrar la entrada o entradas que causan cualquier diferencia entre su saldo del libro mayor y el saldo del extracto bancario. Después de conciliar las coincidencias: si no publicaste algo, puedes encontrar esas entradas buscando en la cuenta de transitoria. Si publicó algo dos veces, puede encontrar esas entradas buscando en la cuenta de pago pendiente. Cualquier asiento de diario de línea de extracto bancario con un asiento todavía en la cuenta transitoria es un problema pendiente de resolver. Esto proporciona una respuesta a la pregunta "¿Dónde está la diferencia inexplicable"
Ahora puede conciliar manualmente los asientos de diario utilizando estas cuentas pendientes. Esto es particularmente útil para pasivos que no tienen una factura de proveedor correspondiente, como nómina, impuestos sobre las ventas, etc. o informes diarios de ventas e ingresos de sistemas externos a Odoo.
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